От чего зависит успех мероприятия?

Сегодня мы несколько отвлечемся от кейтеринга и коснёмся чуть более обширной, но все же очень близкой нам темы, а именно организации мероприятий в общем. Итак, что же влияет на успех вашего мероприятия? Конечно же, эта тема  настолько обширна и важна, что гуру ивент сферы написали целые книги-руководства, где они делятся своим опытом и дают советы по успешной организации мероприятий.

Впервые столкнувшись с организацией какого-то мероприятия, человеку сложно сразу окунуться во все хитрости и сложности этой работы. Что ж, в таких случаях мы советуем вам помнить о главных факторах, влияющих на успех любого праздника или конференции. В первую очередь  определяется цель вашего мероприятия, исходя из чего подбирают дату и место для мероприятия. Согласитесь, если вы собираетесь провести конференцию или же информативный партнерский вечер, то площадка, время, дата мероприятия могут существенно отличаться, если бы вы, например, организовывали свадебное торжество или же юбилей. Далее необходимо запланировать все необходимое, что нужно сделать до назначенной даты и крайние сроки выполнения по каждому пункту. Это поиск подходящей площадки, поиск подрядчиков (музыканты, декораторы, охрана и.т.д). По каждому пункту необходимо составить чек-лист по которому можно сверяться все ли у вас идет по плану,  выдерживаются ли сроки и не упущен ли какой-либо момент.

Планирование – это первый и, пожалуй, самый важный фактор вашего успеха. Второй, на наш взгляд, фактор на который стоит обратить внимание – это подробный инструктаж людей, которых вы планируете вовлечь в процесс организации и проведения вашего мероприятия. Каждый член команды должен четко понимать зону своей ответственности, задачи и сроки выполнения. Заранее подготовьте инструкции, распределите еще на этапе планирования кто и чем будет заниматься, на каких зонах работать, что бы в день мероприятия вам не пришлось  этим заниматься, так как тогда у вас будут уже новые задачи.

В день мероприятия от вас потребуется контроль ранее проделанной работы, придерживаться ранее прописанной программы мероприятия и таймингов, оговоренных с подрядчиками. А также общей атмосферы мероприятия. Если придерживаться всех приведенных выше советов, праздник пройдет легко и успешно!