Від чого залежить успіх?

Сьогодні ми трохи відвернемося від кейтерингу і торкнемося трохи більшої, але все ж таки дуже близької нам теми, а саме організації заходів загалом. Отже, що впливає на успіх вашого заходу? Звичайно ж, ця тема настільки велика і важлива, що гуру івент сфери написали цілі книги-керівництва, де вони діляться своїм досвідом та дають поради щодо успішної організації заходів.

Вперше зіткнувшись з організацією якогось заходу, людині важко відразу поринути у всі хитрощі та складності цієї роботи. Що ж, у таких випадках ми радимо вам пам'ятати про головні чинники, що впливають на успіх будь-якого свята чи конференції. Насамперед визначається мета вашого заходу, виходячи з чого підбирають дату та місце для заходу. Погодьтеся, якщо ви збираєтеся провести конференцію або інформативний партнерський вечір, то майданчик, час, дата заходу можуть істотно відрізнятися, якби ви, наприклад, організовували весільне свято або ювілей. Далі необхідно запланувати все необхідне, що потрібно зробити до призначеної дати та крайні терміни виконання кожного пункту. Це пошук відповідного майданчика, пошук підрядників (музиканти, декоратори, охорона тощо). По кожному пункту необхідно скласти чек-лист, за яким можна звірятися, чи все у вас йде за планом, чи витримуються терміни і чи не втрачено якийсь момент.

Планування – це перший і, мабуть, найважливіший чинник вашого успіху. Другий, на наш погляд, фактор, на який варто звернути увагу, – це докладний інструктаж людей, яких ви плануєте залучити до процесу організації та проведення вашого заходу. Кожен член команди повинен чітко розуміти зону своєї відповідальності, завдання та терміни виконання. Заздалегідь підготуйте інструкції, розподіліть ще на етапі планування хто і чим займатиметься, на яких зонах працюватиме, щоб у день заходу вам не довелося цим займатися, тому що тоді у вас будуть нові завдання.

У день заходу від вас буде потрібний контроль раніше виконаної роботи, дотримуватися раніше прописаної програми заходу та таймінгів, обумовлених з підрядниками. А також загальну атмосферу заходу. Якщо дотримуватися всіх наведених вище порад, свято пройде легко та успішно!